Der Klassiker: Sie möchten einen Termin mit einem Firmenentscheider, die Assistenz ist am Apparat und fragt: „Worum gehts denn?“
Die Aufgabe der Assistenz ist es, die Zeit des Chefs zu schützen. Wichtiges muss von Unwichtigem getrennt werden. Somit hat diese Frage „Worum geht’s denn?“ nicht nur ihre Daseinsberechtigung, sondern sie ist eine zwingend notwendige Frage zur korrekten Ausübung des Jobs.
Drei Informationen muss die Assistenz wissen, bevor sie sich zum Durchstellen entscheidet:
1. Wer ist am Telefon?
2. Was ist sein Anliegen?
3. Was ist für den Chef drin? Anders ausgedrückt: Was für einen Nutzen hat der Chef vom Gespräch mit dem Anrufer.
Diese Informationen möchte natürlich auch der Chef wissen, bevor der Anrufer durchgestellt wird.
Ich möchte eine Technik vorstellen und bin dankbar für Eure Kommentare.
Welche Techniken nutzt Ihr beim Gespräch mit dem Vorzimmer?
Die Bitte-hilf-mir-Technik
Wenn Sie jemanden um Hilfe bitten, dann bringen Sie den Gesprächspartner in eine Position der Überlegenheit. Sie geben ihm Macht in die Hand, das Selbstwertgefühl steigt und der Gesprächspartner dankt es Ihnen mit der gewünschten Hilfe. Und Sie werden sympathischer! Dieser Benjamin-Franklin-Effekt (Wikipedia 2022) beschreibt das psychologische Merkmal, dass wir Menschen sympathischer empfinden, wenn wir ihnen einen persönlichen Gefallen tun und behilflich sind.
Verkäufer: „Guten Tag, Herr Assistenz, mein Name ist Petra Müller von Media XYZ.
Herr Assistenz, darf ich Sie um Hilfe bitten?/Können Sie mir in einer Angelegenheit helfen?“
Assistenz: „Was kann ich für Sie tun?“
Verkäufer: „Ich benötige ein 5-Minuten-Gespräch mit Sabine Schulze zum Thema des Returns on Investment bei stabilem Ad-Spending. Wann, glauben Sie, ist sie für mich erreichbar?“
Bei diesem Gesprächseinstieg ist alles drin. Name, Firma, Gesprächsthema und Zeitdauer. Somit kommen Sie sogar der Frage – um was geht’s denn? – zuvor. Mit dem Gesprächsthema wird die Assistenz womöglich nichts anfangen können, jedoch hört sich das Thema auf jeden Fall nach Expertise an. Auf alle Fälle
Solche Geschichten wie z.B. das Vorgaukeln der guten Beziehung zum Chef – „Guten Tag Herr Assistenz, mein Name ist Petra Müller von Media XYZ. Sagen Sie, ist Sabine, (Minipause) Sabine Schulze gerade zu sprechen?“ – halte ich eher für Quatsch mit Soße. Nicht gerade ein Ausdruck der Wertschätzung gegenüber des Vorzimmers.
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Sollten Sie Informationen zur telefonischen Kaltakquise und der Assistenz-Ansprache wünschen, kontaktieren Sie mich einfach.
